Se stai lavorando a un progetto molto grande, la miriade di attività che dovresti completare in tempo può farti sentire sopraffatto. Immaginiamo quando questo progetto si chiama “Cambio la mia vita” oppure “vado a vivere in un’altra nazione”.
Tutto difficile, troppo grande ed impattante.
Questa sensazione di “impossibilità” o di “difficoltà schiacciante” ti impedisce di fare progressi perché ti demotiva e fa sembrare il tuo progetto “non fattibile” oltre che super complesso da completare. E quando inizi a pensare che un progetto sia impossibile da completare, inizierai a procrastinare sino a quando lo abbandonerai.
Hai mai pensato di suddividere gli incarichi più grandi in attività più gestibili?
Proprio come un pasto abbondante viene consumato con piccoli morsi per volta, puoi lavorare su qualsiasi attività indipendentemente da quanto sia complessa o lunga, purché tu la suddivida. Dopodiché puoi facilmente affrontare questi pezzi uno per uno. Invece di concentrarti sull’intero progetto, concentrati su ciò che puoi fare ora per compiere progressi. Questo è uno dei componenti fondamentali che si ritrova anche nella mentalità di ogni project manager professionista.
Come narra la vecchia storiella dell’elefante.
“Se devi esaminare una situazione grande come un elefante, come fai?”, semplice rispose il Guru super totogalattico “lo faccio a piccoli pezzi e lo mangio piano, piano senza provocare una congestione”.
E qui hai fatto una grande scoperta.
Il Guru super totogalattico non è vegetariano.
Imparare l’arte di scomporre un progetto migliorerà la tua produttività e le tue prestazioni a livello organizzativo non solo nel lavoro, ma anche in tutte quelle attività che ami fare e che non necessariamente portano un ritorno economico.
Come suddividere grandi incarichi di project management
Prima di iniziare a pensare di suddividere le attività in componenti più piccoli, vediamo la definizione di attività. Sebbene possa sembrare una cosa ovvia, non puoi creare un piano solido senza conoscerne il significato. Le parole sono sempre fondamentali, in qualsiasi caso e in qualsiasi momento.
Attività significa “L’esplicazione delle proprie capacità fisiche, intellettuali e pratiche, operosità”.
Quindi, qualsiasi cosa tu faccia, anche dormire, è un’attività. La prima grande illuminazione che recita “sei sempre in attività” in qualunque momento del ciclo di vita.
Siccome, a questo punto, dovrai delineare ogni giorno migliaia di attività, la difficoltà sta nel modo in cui le scomponi. Soprattutto per i progetti grandi.
Ad esempio, potresti definire “Scrivi un’e-mail” come attività. Tuttavia, puoi restringere ulteriormente il campo in diversi passaggi come “Scrivi un’e-mail a Marco sulle scadenze o sulla chiusura del progetto”.
“Scrivi un’e-mail” non è sufficiente per essere un’attività. D’altra parte, qualcosa come “Completa una presentazione” è un grosso compito che deve essere suddiviso.
Questo è ulteriormente importante per un altro motivo. Tutto quello che è generale o generalizzato senza essere definito comporta un enorme fastidio e disturbo alla nostra mente. Non è comprensibile, è confuso, è troppo generale, difficile da catalogare e archiviare per la memoria. Significa “mi fa perdere tempo ed energia”.
Quindi, primo passo:
Definisci con precisione le attività che hai da fare, dall’inizio fino al processo di chiusura.
Il metodo “Riavvolgi, Riduci e Riassumi” per la chiusura di un progetto
Ora passiamo ad un altro punto.
Hai definito bene le attività che hai da fare.
Facciamo un esempio concreto
- devi contattare la tua commercialista Francesca per consegnarle i dati economici dell’attività della tua azienda, la pincopallo S.r.l. (che naming!) entro il 31 di dicembre 2022.
- devi chiamare la tua contabilità, Mario nella fattispecie, entro questa sera per chiedergli a che punto sono con l’ultima fattura del tuo maggior fornitore, il conto economico profitti e perdite e lo stato patrimoniale aggiornato.
A questo punto ti trovi invischiato nel passo successivo.
Devi suddividere le attività per essere efficiente ed efficace.
Vuoi raggiungere l’obiettivo nel minor tempo possibile.
Sapere che cosa fare e quando farlo sono due elementi essenziali, come ogni project manager potrà confermarti. Concludere un progetto rapidamente ti consente di dedicarti prima a progetti futuri che possono aiutarti ulteriormente a cambiare la tua vita o migliorare la tua condizione attuale.
La sistematizzazione delle attività è una procedura che tu metti in campo tutti i giorni, sempre e di continuo, per tutte le attività che fai.
Al contempo potrebbe essere che tu non abbia sottomano la strategia migliore, o che ne abbia in mente una che ha funzionato per altri progetti ma che non sia adatta in fasi di chiusura di quello attuale.
1. Riavvolgi (parti dalla fine)
Il primo passo è riavvolgere. Parti dalla fine, prendendo il tuo obiettivo finale, e vai all’indietro. Questo esercizio ti aiuterà a identificare le pietre miliari principali e a completare il tuo progetto in tempo.
Ogni progetto ha un obiettivo: potrebbe essere passare da dipendente a libero professionista, trasferirsi in Spagna con la famiglia, ottenere una seconda cittadinanza o liberarsi dalle persone demotivanti, per citarne alcuni. Conoscere l’obiettivo del tuo progetto ti aiuterà a mantenerti allineato con quello che desideri veramente e mettere in campo le azione corrette per arrivare alla fase di chiusura progetto.
In uno studio scientifico, a 162 partecipanti è stato chiesto di eseguire un test di coordinazione occhio-mano. I ricercatori hanno scoperto che esisteva un legame tra la specificità dell’obiettivo e il livello di prestazione. Hanno scoperto che le persone che fissano obiettivi specifici tendono ad avere livelli di produttività più elevati. Questa è una cosa che dovresti tenere a mente anche per eventuali membri del team, nel caso in cui tu non sia da solo a lavorare al progetto.
Nel lungo termine, stabilire obiettivi chiari e lavorare a ritroso ti aiuterà a risparmiare molto tempo ed energia.
Per esempio, supponiamo che io stia pianificando di creare una presentazione sulla strategia generale dell’organizzazione.
Torniamo all’esempio di cui sopra.
Qui è abbastanza chiaro che prima devi sentire Mario e chiedere a che punto sono con il loro lavoro finanziario. Una volta che sai di avere in mano i report puoi sentire la tua commercialista Francesca e consegnare a lei i report.
Ma se dovessimo parlare di un progetto più grande, più complesso?
Vediamo l’esempio di trasferirsi in Spagna con la propria famiglia.
Cerco di farmi fare i preventivi dei container?
Controllo la temperatura annuale del luogo dove sto andando a vivere?
Inizio una scuola di spagnolo?
Cerco le scuole per i miei figli?
E il lavoro? Cosa faccio? Come gestisco la mia impresa?
Mille attività, all’improvviso, fioriscono come funghi.
Ma tu usi la prima regola.
Parti dal fondo.
Quale è il tuo obiettivo finale?
Supponiamo sia uscire dall’Italia prima che scoppi la terza guerra mondiale.
Secondo te inizierà ad aprile 2023.
Ecco che, partendo dal fondo, la prima attività che metterai in piedi sarà “cercare l’azienda per farmi fare i preventivi del trasloco” prima anche della casa di arrivo.
Non vuoi farti certo trovare sotto le bombe.
Al diavolo la temperatura, le scuole dei bambini e molto altro.
Devo spostarmi in fretta e furia se mancano due mesi al D-Day.
Supponiamo che invece tu voglia trasferirti in Spagna con la famiglia per andare a vivere al mare in un posto turistico di grandissima bellezza.
Come abbiamo fatto noi per 5 anni vivendo in un luogo meraviglioso a Malaga nel sud della Spagna.
Ecco che la suddivisione e priorizzazione delle attività cambia.
La casa, le scuole, gli ospedali, come gestire il tuo business diventano attività prioritarie e ben organizzate.
Il container arriva dopo, quando hai deciso dove spostarti.
2. Riduci
Il primo passaggio ti ha aiutato a identificare le principali pietre miliari su cui dovresti concentrarti per completare con successo il tuo progetto. Il secondo passaggio è ridurre. Devi abbattere ogni pietra miliare frazionandola in piccole azioni. Per piccole azioni intendo che sono focalizzate su un obiettivo specifico e sono qualcosa che ti aspetti di finire entro un’ora.
Successivamente, stima la quantità di tempo che dedicherai a ogni attività. Più l’attività è di piccole dimensioni, più stimare diventa facile e preciso.
Quindi, riduci, riduci, riduci e ancora riduci.
Piccole attività che sono sotto il tuo controllo ti consentono di aumentare la fiducia in te stesso o in te stessa.
Ti fanno sentire bene, ti riempiono di soddisfazione e gioia. Questo feedback positivo è un toccasana per la tua mente.
Abbiamo appena terminato il rientro negli Usa, in Florida, con tutta la nostra grande famiglia composta da 14 persone, e fidati che, se non avessi messo in campo tutte queste strategie, non sarei riuscito a fare nulla.
Tieni comunque in considerazione delle “riserve di tempo” supplementari in caso si verificasse qualche inconveniente una volta che il progetto è in corso di svolgimento.
3. Riassumi
Infine, il terzo passaggio consiste nel sommare tutte le stime per ciascuna pietra miliare per arrivare ad una sequenza temporale relativamente accurata, che è quello che fa anche ogni project manager professionista. Tornando all’esempio attuale, diciamo che la mia scadenza è la fine di venerdì e posso dedicare solo 1 ora al giorno a lavorarci.
- Pianificare il piano di trasferimento sui pochi aspetti fondamentali – 1 ora
- Fare ricerca approfondita per trovare importanti fonti di informazioni – 1 ora
- Creare un primo piano di azione – 1 ora
- Decidere chi fa, cosa – 30 minuti
Tempo totale stimato: 3,5 ore
Ciò significa che dovrò iniziare a lavorare al progetto martedì (al più tardi) per completarlo entro venerdì senza stress. Abbastanza facile no?
Conclusione
I grandi progetti possono richiedere settimane, mesi o addirittura anni se non si può contare su un team di progetto e si deve lavorare da soli. Non c’è niente di più frustrante che investire molto tempo ed energia in un progetto, solo per rendersi conto in seguito di essere fuori strada.
Stai andando da qualche parte ma non dalla parte che desideravi, e tale valutazione è molto scoraggiante. Ed ecco che puoi usare il metodo Riavvolgi, Riduci e Riassumi per suddividere un enorme progetto in parti più piccole.
Quando si tratta di sentirsi sopraffatti da grandi progetti, il concetto di suddividerli in attività gestibili funziona per tutti. Se tendi a procrastinare, imparare a suddividere un progetto in attività sarà la tua ancora di salvezza e ti permetterà di chiudere qualsiasi progetto prima di quanto pensassi.
E tu che cosa utilizzi quando un progetto ti sta a cuore e vuoi portarlo a termine? Fammelo sapere nei commenti!
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